Conservazione sostitutiva fatture, servizi free o a pagamento?

Il 1° gennaio 2017 è ancora lontano, ma la macchina organizzativa messa in atto per la dematerializzazione documentale e la fatturazione elettronica è già in moto da diverso tempo. Dopo il 31 marzo 2015, data che ha segnato l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il comparto organizzativo non si è mai fermato, con lo scopo di migliorare i servizi offerti.

A partire dal 1°gennaio 2017, non sarà più possibile effettuare la scansione della fattura e inviarla verso le Pubbliche Amministrazioni, ma sarà obbligatorio servirsi del Sistema di Interscambio. La legge prevede anche degli importanti sgravi fiscali per i privati che vogliano servirsi della fatturazione elettronica per corrispettivi che non siano necessariamente rivolti alla Pubblica Amministrazione.

La fattura, che presto abbandonerà il supporto cartaceo, è in formato XML e deve essere necessariamente archiviata con supporti digitali, seguendo dei protocolli specifici. Non vi è nulla di difficile nel procedimento di fatturazione elettronica: è sufficiente scaricare un software ed entrare in contatto con le procedure di emissione, trasmissione e conservazione.

Le soluzioni sono tante, per cui è necessario scegliere quella che meglio risponde alle esigenze di ognuno. Sul web, si possono trovare guide e applicazioni utili per avvicinarsi con successo al mondo della fatturazione elettronica. Alcuni software, a pagamento, includono servizi e accessori, ma sono disponibili anche delle versioni free e premium, che mettono a disposizione differenti servizi a seconda della versione più congeniale all’utente.

In genere, i software gratuiti permettono di elaborare, emettere e trasmettere le fatture elettroniche, senza la possibilità di conservazione prevista dalla legge. Oltre al sistema di conservazione, previsto nella maggior parte delle versioni pro dei software di elaborazione, alcuni software a pagamento consentono il calcolo automatico del bollo virtuale e includono alcuni importanti servizi, utili ai fini dello svolgimento di un procedimento corretto, come la firma digitale.

Tra i servizi a pagamento, vi sono gli interessanti pay-per-use, per i quali l’utente paga solamente in caso di utilizzo. Questi tool sono utilizzati da chi emette un numero limitato di fatture. Per questo primo anno, alcune aziende hanno messo a listino delle offerte che comprendono il primo anno di servizio a canone zero: non sembra esistere, quindi, un efficace sistema di conservazione sostitutiva a costi nulli.

L’efficacia della dematerializzazione documentale passa per una corretta conservazione sostitutiva: è quindi opportuno dotarsi delle corrette attrezzature fin dal principio, in modo da non ritrovarsi impreparati quando la legge imporrà l’adeguamento obbligatorio al nuovo Sistema di Interscambio.

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